Confirmation de l’inscription
Si vous vous inscrivez en ligne et pour autant que tout se soit déroulé correctement, vous recevez une confirmation de votre inscription électronique. Dans le cas échéant, il se peut que vous deviez en plus faxer les données de la carte de crédit utilisée. Le secrétariat du Congrès vous enverra par la suite une confirmation officielle de votre participation, ainsi que le statut de votre paiement. Cette confirmation officielle est également envoyée à ceux qui s’inscrivent par courrier ou par fax. Les documents à présenter lors de votre arrivée au congrès vous seront fournis en temps utile.

Changement de participant
Si pour l'une ou l'autre raison, vous ne pouvez pas participer personnellement au Congrès, vous pouvez encore vous faire remplacer après l'enregistrement. Jusqu'au 30 août 2009, ce changement est totalement gratuit. Après cette date, les frais portés en compte s'élèvent à 150,00 €.

Annulation
Si vous avez un empêchement, vous êtes tenu de le faire savoir par écrit au secrétariat du Congrès. Outre les frais éventuels liés à l’annulation de votre réservation de chambre d’hôtel, les frais suivants seront portés en compte:
- en cas d’annulation avant le 30 août 2009: 50 % de l’inscription;
- en cas d’annulation après le 30 août 2009: 100% de l’inscription. (attention: dans un cas comme dans l’autre, tous les documents du congrès seront fournis à la personne qui a annulé).
Les remboursements ne se feront qu’après le Congrès.

Assurance et responsabilité
En s'inscrivant au 21 ème Congrès belge de la route, les participants et les personnes accompagnantes déclarent être d'accord sur le fait que le comité d'organisation, le secrétariat du Congrès, l'International Convention Centre de Gand et, en général, tous les fournisseurs du Congrès ne sont en aucun cas responsables des lésions personnelles, des pertes ou dommages causés aux biens, des frais supplémentaires,… engendrés entre autres par les retards, grèves et autres raisons. Il est vivement recommandé aux participants de prendre les mesures qui s'imposent en matière d'assurance maladie et d'assurance voyage.