Bevestiging van inschrijving.
Wanneer u online inschrijft, ontvangt u na het succesvol beëindigen ervan, een bevestiging van de elektronische inschrijving. Bijkomend moet u eventueel nog de gegevens van de gebruikte kredietkaart doorfaxen. Daarna, ook bij inschrijvingen via fax of post, zal het congressecretariaat u een formele bevestiging van deelname sturen samen met uw status van betaling. Ten gepaste tijde ontvangt u de documenten die u moet voorleggen bij aanmelding op het congres.

Naamswijziging
Indien u om één of andere reden persoonlijk niet kan deelnemen aan het congres kan u zich na registratie nog altijd laten vervangen. Dit kan kosteloos tot 30 augustus 2009. Daarna is er een wijzigingskost van 150,00 €.

Annulering
Indien u verhinderd bent, moet u dat in elk geval schriftelijk laten weten aan het congressecretariaat. Behalve eventuele kosten voor de annulering van een hotelboeking zullen volgende kosten aangerekend worden.
•  bij annulering voor 30 augustus 2009 50% van de inschrijving
•  bij annulering na 30 augustus 2009 100% van de inschrijving
( let wel: in beide gevallen zullen alle congresdocumenten bezorgd worden aan de persoon die geannuleerd heeft ).
Alle terugbetalingen worden pas na het congres uitgevoerd.

Verzekering en aansprakelijkheid
Door in te schrijven voor het 21 ste Belgisch Wegencongres verklaren de deelnemers en de partners er zich mee akkoord dat in geen geval het Organisatiecomité, het Congressecretariaat, het International Convention Centre Gent, en in het algemeen, alle leveranciers aan het congres, verantwoordelijk kunnen gesteld worden voor persoonlijke letsels, verlies of schade aan goederen, bijkomende kosten,. veroorzaakt door o.a. vertragingen, stakingen en andere oorzaken. Deelnemers worden ten zeerste aangeraden zelf de nodige maatregelen te nemen voor ziekte- en reisverzekeringen