Een contingent hotelkamers werd door het organisatiecomité geboekt in 3 hotels van verschillende categorieën in het centrum van Gent. Van hieruit zijn er zeer gemakkelijke tramverbindingen van en naar het ICC ( alle trams van/naar/via NMBS Station Gent-Sint Pieters ).

De prijzen omvatten overnachting, ontbijt, alle taksen en diensten. Reservaties kunnen gemaakt worden via het inschrijvingsformulier en moeten volledig vooraf betaald worden. Na inschrijving wordt u een bevestiging toegestuurd.

Bij annulering zullen volgende kosten aangerekend worden
- bij annulering voor 1 augustus 2009 een overnachting
- bij annulering vanaf 2 augustus en voor 30 augustus 50% van de reservatiekosten
- bij annulering vanaf 1 september geen terugbetaling